Síndico iniciante: por onde começar depois de eleito?

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Ser um síndico novo é tão desafiador como qualquer outro profissional em uma nova empresa. E por mais que tenha conhecimento teórico ou até um certo nível de experiência prática, nem todo condomínio é igual.

Mais do que tudo, é preciso entender o novo território, a cultura dos moradores, como funciona a gestão e os principais problemas atuais. 

Virar síndico não é fácil e essa profissão exige dedicação, processos bem estruturados, proatividade e conhecimento aprofundando.  Afinal, mesmo que os condôminos tenham escolhido o profissional pelas propostas apresentadas, ainda não conhecem o serviço na prática. 

Mas calma! Criamos um guia para todo síndico iniciante se orientar antes de assumir o seu novo posto.

Confira! 

Quando o novo síndico deve assumir?

“Virei síndico, quando vou assumir”? 

É comum achar que já vai tomar posse assim que a votação acabar, mas não é bem assim. A convenção interna irá definir qual será o prazo para iniciar a atuação, que pode ser imediata ou após um prazo determinado em contrato de prestação de serviço.

É comum, no entanto, que muitos síndicos profissionais só assumam após a ata registrada em cartório, documento que descreve os pontos abordados na assembleia, como a previsão de início.

Essa ata é importante não só para os condôminos, mas  como comunicado oficial da nova gestão para  terceiros: administradoras, garantidoras,  bancos e empresas contratadas.

É recomendável que o síndico eleito só assuma de fato o novo cargo após um período de transição, que costuma ser de 30 dias. 

Isso serve principalmente para quando o mandato do síndico antigo ainda não venceu, em que não há pressa para fazer a troca.

Assim, ambos podem cooperar para repassar os principais pontos sobre a rotina do condomínio antes do início do novo síndico.

Dicas para síndicos iniciantes

Conheça e analise as documentações  

Quem é síndico pela primeira vez, ou iniciante, precisa saber que antes de propor qualquer mudança drástica, o primeiro passo é analisar muito bem os documentos do condomínio. 

Verifique a documentação administrativa, financeira e jurídica para estar ciente da situação atual. Isso envolve desde a convenção para conhecer as regras até os contratos com empresas.

Vale também uma conversa com condôminos, trabalhadores e membros do conselho atual para entender como está o clima.

Faça um levantamento de pendências 

A inadimplência é um dos maiores desafios de qualquer gestão de condomínio, e é necessário muito controle e conhecimento para diminuir os gastos. 

Como anda o caixa?

Então, o segundo ponto deve ser um levantamento de condôminos inadimplentes, fundo de reserva, fundo de inadimplência, balanço financeiro, contratos em vigência, manutenções previstas, serviços contratados.

O objetivo é conseguir identificar quais desses fatores vêm prejudicando as finanças do condomínio e traçar uma proposta que faça uma redução de custos responsável.

As manutenções estão em dia?

Além da realidade financeira, busque se inteirar sobre as pendências de manutenção. Os pontos primordiais para observar são:

• Os elevadores têm problemas recorrentes? 
• A caixa d’água está com a limpeza em dia? 
• O sistema de acesso funciona perfeitamente? 
• O condomínio está acessível para PCDs, grávidas, crianças e idosos?
• Os extintores e portas corta-fogo estão funcionando?
• Existe uma manutenção urgente?

É possível pedir o auxílio do zelador do condomínio, que fica responsável pelas tarefas diárias da manutenção, ou aos próprios condôminos. 

Defina os canais de comunicação com os moradores 

Um síndico iniciante precisa criar e manter uma comunicação clara com seus moradores. Afinal, são eles que trarão questões que você pode não ver, mas que existem, como a presença de moradores problemáticos.

Mas sabemos que a rotina do profissional envolve uma enxurrada de mensagens diariamente, e que pode ser difícil responder todos de uma vez. 

Por isso, defina desde o 1º dia como novo síndico eleito, pontos como:

• Canais de contato: 

Quais serão os meios oficiais que o condômino pode entrar em contato com o síndico para responder dúvidas, ouvir reclamações e orientar. Os mais comuns são: WhatsApp, e-mail e, por último, número de telefone. 

• Horário e prazo de resposta:

O síndico também tem o seu horário de descanso, por isso comunique o horário viável para encaminhar as mensagens a você.  E, apesar de não haver um prazo estipulado para responder os condôminos, é recomendável que o retorno seja entre 1 a 3 dias. 

A exceção, é claro, fica para os casos urgentes, como quebra de bomba d’água ou falta de energia, por exemplo.

• Regras de grupo 

Os grupos em WhatsApp já são comuns e são boas ferramentas, desde que usados com respeito. Por isso, se decidir fazer parte de um junto aos condôminos, proponha regras, como o que pode e não pode ser dito e compartilhado.

Uma funcionalidade interessante no aplicativo são os “Avisos”, um meio em que apenas administradores da comunidade (síndicos, subsíndicos e conselheiros) podem publicar uma informação. 

Já os moradores conseguem apenas responder o comunicado já publicado, e qualquer dúvida deve ser tratada de maneira privada.

Entenda mais como funciona: WhatsApp | Sobre os avisos de comunidade

Conheça a sua equipe e parceiros 

Além dos condôminos, é ideal também se apresentar aos novos funcionários e representantes das empresas relacionadas ao empreendimento. 

Então, da mesma forma que fez com os moradores, comunique seus canais de contato, horários e prazo de resposta. Mas atente-se se for algo em emergência! 

Além disso, converse com todos para alinhar expectativas e apresentar sua proposta para o condomínio que, de certa forma, irá contar com o suporte deles também.

Defina metas e prioridades

Quem é síndico de primeira viagem, principalmente, deve analisar a situação atual do condomínio, avaliando documentos e pendências. 

A partir disso, crie metas de curto, médio e longo prazo, priorizando ações de maior impacto e urgência, como: segurança, finanças e infraestrutura. 

Comunique suas ações aos condôminos, pois muitas das propostas exigem a aprovação deles, e uma forma de engajar os moradores e fazer com que eles confiem em você criando um planejamento financeiro eficiente. 

Com isso, será possível delimitar com dados reais do condomínio quais implementações, correções e melhorias são possíveis.

Revise o planejamento financeiro

Para um síndico novo, ter um planejamento financeiro é essencial para uma gestão eficaz e tranquila. A administração de um condomínio envolve custos variados, que devem ser bem controlados para evitar imprevistos e manter a saúde financeira do condomínio. 

Um planejamento estruturado permite que o síndico comunique-se melhor com os moradores, justifique adequadamente os custos e priorize investimentos que tragam mais qualidade de vida e segurança.

Afinal, é o que todos querem certo? Nesse sentido, a previsão orçamentária, que é obrigatória, é uma forma prática e inteligente de aplicar o planejamento financeiro na rotina do condomínio. 

Sabe como fazer? Em outro conteúdo te mostramos tudo o que precisa:

Veja ⇾ Aprenda a elaborar uma previsão orçamentária eficiente para seu condomínio.