Aprenda a fazer a previsão orçamentária do condomínio

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Entra e sai ano e existem coisas que não mudam.  

E entre elas está a realização da previsão orçamentária do condomínio, obrigatória e fundamental para um controle financeiro eficiente.

Essa ferramenta é uma maneira planejar quais serão os esforços e investimento que o empreendimento deverá fazer, para garantir que o caixa do condomínio permaneça (ou volte) no azul.

O controle anual das finanças permite ter maior tranquilidade ao longo do ano, mesmo quando surgem emergências, pois estão previstas e detalhadas no orçamento.

Mas ainda assim, muitos síndicos iniciantes – até mesmo os experientes – não sabem ao certo por onde começar. 

“O que analisar primeiro? Quem deve fazer? Preciso de aprovação?”. São algumas dúvidas corriqueiras sobre a previsão orçamentária no condomínio.

E para esclarecer esse ponto e te ajudar a criar um planejamento anual eficaz, saiba o que significa e como fazer para o seu condomínio, passo a passo.

O que é a previsão orçamentária condominial?

A previsão orçamentária condominial consiste no levantamento de dados financeiros do empreendimento, visando planejar as despesas do próximo ano e fazer uma gestão mais saudável dos recursos do condomínio. 

Esse planejamento deve ser feito ao final do ano, com previsão para o próximo, ou no início do ano vigente.

Dessa forma, ele registra e analisa as entradas e saídas do ano anterior, para então criar um planejamento orçamentário que se adeque às necessidades do empreendimento.

Além disso, é fundamental para criar um plano de redução de custos responsável, principalmente quando existe uma alta taxa de inadimplência

Também é uma ferramenta que permite que os condôminos entendam onde estão sendo alocados os valores das taxas condominiais e quais serão os próximos passos.

Ou seja, será a previsão orçamentária que determinará quanto e onde devem ser gastos e investidos no condomínio, considerando a situação apresentada.

O planejamento anual de orçamento é obrigatório?

Sim, e está previsto  no Código Civil, artigo 1348 como responsabilidade aos síndicos de condomínio:

“VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; ”

Contudo, é comum que o planejamento orçamentário anual seja feito com o suporte das administradoras. Isso ajuda a ter maior precisão nos dados, e traçar metas realistas para o condomínio.

A previsão orçamentária precisa de aprovação? 

Após concluído e revisado, o síndico deve apresentar a previsão orçamentária condominial, em assembleia geral ordinária.

Após a demonstração, precisa de aprovação por maioria simples dos condôminos presentes.

Como fazer uma previsão orçamentária do condomínio?

1. Análise das finanças anteriores e diagnóstico atual

Não dá para prever nenhuma despesa, sem saber a real situação do condomínio. Por isso é necessário revisitar o histórico financeiro do empreendimento do ano anterior. 

É possível fazer isso acompanhando os balancetes mensais, além da receita total. Neste momento, é importante identificar fatores importantes, como:

• Se o pagamento de contas mensais como, água, luz, salários de funcionários, manutenção rotineira de elevadores está em dia;

• As reformas da fachada, conserto de vazamentos inesperados, troca de portões foram necessárias?;

• Revisar contratos de empresas terceirizadas, como segurança e limpeza, para verificar se os valores estão competitivos;

• Recorrência de gastos com reparos inesperados, como danos estruturais após uma tempestade;

• Taxa de inadimplência: se 15% dos condôminos estão atrasados pode comprometer o orçamento para despesas regulares e emergenciais;

• Fundo de Reserva: se o fundo reserva está abaixo do valor ideal.

As respostas te darão um ponto de partida para entender o nível da saúde financeira do condomínio.

Feito isso, é o momento do próximo passo.

2. Definição de prioridades e objetivos para o novo ano

Com a situação real já em mente, é momento de traçar metas para o ano, dando preferência, claramente, ao que é prioridade.

Para te ajudar, classifique em categoria, colocando em primeiro os pontos mais críticos, e em sequência os que podem levar um pouco mais de tempo.

1. Redução de custos operacionais 
2. Diminuição da taxa de inadimplência
3. Criação/Manutenção do Fundo de reserva 
4. Realizar manutenções preventivas com mais 
5. Implementações e melhorias estruturais

Lembre-se de priorizar ações que garantam a segurança e a valorização do patrimônio dos condôminos.

3. Elaboração de projeções de receitas e despesas:

Faça uma estimativa detalhada das receitas, principalmente as taxas condominiais e possíveis receitas extras (aluguel de espaços, etc.). 

Liste todas as despesas previstas, categorizando-as em: fixas – salários, limpeza, jardinagem, segurança, etc.; variáveis – manutenções pontuais, melhorias, eventos, etc.

Nesta etapa, é interessante criar uma planilha, assim será possível transmitir visualmente toda a previsão orçamentária do condomínio de forma clara.

4. Planejamento de Fundo de Reserva e Inadimplência

Calcule e aloque uma parte do orçamento arrecadado para o Fundo de Reserva, garantindo recursos para situações imprevistas, como emergências, por exemplo.

5. – Aprovação e monitoramento da previsão orçamentária

É o momento. Após criar toda previsão, apresente-a para discussão e aprovação dos condôminos. 

Esclareça as dúvidas dos condôminos e, se necessário, reajuste o planejamento.

Após a aprovação, por maioria simples, implemente ferramentas de controle financeiro para monitorar as receitas e despesas em tempo real, ajustando o planejamento conforme necessário e mantendo a transparência com relatórios periódicos.

Administradora experientes e inovadoras já conseguem te oferecer sistemas online que permitem gerenciar o fluxo de caixa e emitir relatórios, mensais e anuais.

Seja no final ou no início do ano, a previsão orçamentária precisa ser feita com cautela. Só assim será possível aplicar melhorias e corrigir falhas que não deixem mais o condomínio no prejuízo.

E como sugestão de novas implementações, que ajudam na redução de custos, que tal conhecer como funciona uma Portaria Autônoma?.