Como fazer a prestação de contas do condomínio?

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A transparência financeira é um dos principais pontos avaliados pelos condôminos ao avaliar a gestão de um síndico.

Nesse sentido, a prestação de contas do condomínio é uma ferramenta crucial, e obrigatória, para garantir essa confiança. 

É comum, no entanto, que moradores e síndicos (principalmente iniciantes) não saibam a importância desse processo, nem como deve ser feita a prestação de contas.

Então, mesmo que o caixa esteja saudável, a falta de informações em relação a transferências, entradas e saídas do caixa pode descredibilizar a atuação do síndico.

Por isso, neste conteúdo abordamos as principais informações sobre a prestação de contas do condomínio, de maneira objetiva e clara. 

Para que serve a prestação de contas  do condomínio?

A prestação de contas do condomínio é uma análise realizada pelo síndico que demonstra todas as movimentações financeiras feitas em determinado período. 

Para isso, reúnem-se documentos que comprovem cada entrada e saída do caixa e as destinações do dinheiro do condomínio

Basicamente, a prestação de contas do condomínio registra as despesas e receitas do empreendimento.

Prestar contas do condomínio serve, principalmente, para esclarecer as dúvidas dos moradores com informações detalhadas sobre como o dinheiro tem sido utilizado na gestão. 

É uma maneira responsável de evitar especulações e dúvidas sobre o uso dos recursos financeiros por parte do síndico.

Contratação de prestação de serviços, compra de novos equipamentos, pagamentos de salários, contas ordinárias e extraordinárias e até a inadimplência, tudo deve estar devidamente descrito na pasta de prestação de contas do condomínio.

Entenda a seguir o aspecto jurídico deste processo!

A obrigatoriedade da prestação de contas do condomínio

O síndico é obrigado a prestar contas das receitas e despesas do empreendimento? Sim! 

Essa prática, inclusive, está registrada como um dos seus deveres como síndico de condomínio, no art. 1.348, da Lei n.º 10.406 (Lei dos Condomínios):

“[…] VIII – Prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas.”

Na mesma lei, o art. 1.349 afirma que síndicos que não apresentarem a prestação de contas aos condôminos podem ser destituídos da função, pelo quórum de maioria absoluta dos votos.

Saiba mais em → Quórum em condomínio: como impacta nas decisões do empreendimento?

Com que frequência deve ser feita a prestação de contas?

Conforme o Código Civil, a pasta de prestação de contas deve ser apresentada pelo menos uma vez por ano, geralmente durante Assembleia Geral Ordinária. 

A aprovação é feita pelos condôminos durante a assembleia, após análise detalhada pelo conselho fiscal. 

Passo a passo: prestação de contas do condomínio

DOCUMENTAÇÃO

Reúna os documentos necessários que não podem faltar na prestação de contas, como:

• Notas fiscais
• Recibos
• Extratos bancários
• Contratos
• Certidão negativa de débito
• Conciliação bancária

ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Organize esses documentos de forma clara e coerente para facilitar a compreensão e análise. 

Se possível, faça a separação da data de movimentação mais antiga até a mais recente, em ordem cronológica.

RELATÓRIO FINANCEIRO

Prepare um relatório que demonstre e faça comparações das receitas e despesas do condomínio, apresentando o que foi gasto, qual o saldo negativo (se houver) e o saldo final do condomínio.

Algumas dicas importantes são:

• Compare o orçamento inicial com os gastos reais
• Inclua os inadimplentes
• Dívida em despesas fixas, variáveis e extras

REVISÃO

Revise cuidadosamente todos os documentos e a planilha financeira para garantir que estão corretos e completos.

APRESENTAÇÃO EM ASSEMBLEIA

Apresente a prestação de contas aos moradores e síndicos de forma clara e objetiva, geralmente durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO).

É importante que o síndico esteja aberto para responder a perguntas e esclareça dúvidas dos moradores sobre a prestação de contas

FERRAMENTAS

Utilize aplicativos e softwares de gestão condominial para automatizar a prestação de contas e facilitar o acesso dos moradores aos documentos financeiros. 

Hoje em dia, administradoras modernas já oferecem sistemas que contam modelos digitais de prestação de contas, balancetes e afins.

Consulta à pasta de prestação de contas do condomínio

A prestação de contas deve estar disponível aos condôminos sempre que solicitado, portanto, é interessante que a pasta fique acessível rapidamente, seja em meio físico ou digital. 

Algumas orientações importantes:

• A apresentação digital da prestação de contas pode ficar disponível em nuvem digital, com acesso exclusivo apenas ao síndico, administradora e condôminos;

• A pasta física com os documentos comprobatórios deve estar no condomínio, em um local seguro e restrito;

• O condômino não pode levar a pasta de prestação para sua casa, a consulta deve ser feita no local em que está armazenada.

Com essas dicas, realizar a prestação de contas do condomínio fica mais fácil e passa mais credibilidade aos condôminos. 

É sempre interessante, no entanto, contar com o suporte de uma administradora de confiança, que pode te auxiliar em todo esse processo.

Aproveitando que estamos falando sobre dinheiro, aprenda a fazer a previsão orçamentária do condomínio.