Novo síndico: como começar a gestão com o pé direito?

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Ser um novo síndico é tão desafiador como qualquer outro profissional em uma nova empresa. 

É necessário antes conhecer o território, entender o funcionamento e, claro, quais são os problemas atuais.

E tudo precisa ser feito com atenção, pois se o início for bem estruturado, as chances de uma gestão mais eficiente e de sucesso são maiores. 

Afinal, mesmo que os condôminos tenham escolhido o profissional pelas propostas apresentadas, ainda não conhecem o serviço na prática. 

Dito isso, se você é o novo síndico precisa se preparar para mostrá-los que está mais do que apto para gerenciar o condomínio e ter seu voto de confiança.

Contudo, é comum não saber ao certo por onde começar, afinal uma transição não é simples assim, ainda mais quando há pendências a serem tratadas pelo antigo síndico. 

Portanto, criamos um guia para todo síndico iniciante se orientar antes de assumir o seu novo posto.

Confira! 

Quando o síndico novo deve assumir?

A convenção interna irá definir qual será o prazo para iniciar a atuação, que pode ser imediata ou após um prazo determinado em acordo.

Além disso, é comum que muitos síndicos profissionais só assumam após a ata registrada em cartório, documento que descreve os pontos abordados na assembleia, como a previsão de início.

Essa ata é importante não só para os condôminos, mas  como comunicado oficial da nova gestão para  terceiros: administradoras, garantidoras,  bancos e empresas contratadas.

Contudo, é recomendável que o novo síndico só assuma de fato o novo cargo após um período de transição, que costuma ser de 30 dias. 

Isso serve principalmente para quando o mandato do síndico antigo ainda não venceu, em que não há pressa para fazer a troca.

Assim, ambos podem cooperar para repassar os principais pontos sobre a rotina do condomínio antes do início, de fato, do novo síndico.

Após isso, a partir do momento que já está vigente a atuação do síndico eleito, existem alguns passos importantes para seguir.

Veja a seguir! 

Os primeiros passos do novo síndico eleito

Conheça e analise as documentações  

Antes de propor qualquer mudança drástica, o primeiro passo é analisar muito bem os documentos do condomínio. 

Então, verifique a documentação administrativa, financeira e jurídica para estar ciente da situação atual. Isso envolve desde a convenção para conhecer as regras até os contratos com empresas.

Faça um levantamento de pendências 

Sabemos que a inadimplência é um dos maiores desafios de qualquer gestão de condomínio, e é necessário muito controle e conhecimento para diminuir os gastos. 

Sendo assim, o segundo ponto deve ser um levantamento de condôminos inadimplentes, contas ordinárias (água, luz, gás, etc.) e contratos em vigência.

O objetivo é conseguir identificar quais desses fatores vêm prejudicando as finanças do condomínio e traçar uma proposta que faça uma redução de custos responsável.

Além da realidade financeira, busque se inteirar sobre as pendências de manutenção. 

Os pontos primordiais para observar são:

• Os elevadores têm problemas recorrentes? 
• A caixa d’água está com a limpeza em dia? 
• O sistema de acesso funciona perfeitamente? 
• O condomínio está acessível para PCDs, grávidas, crianças e idosos?
• Os extintores e portas corta-fogo estão funcionando?
• Existe uma manutenção urgente?

Neste momento é possível pedir o auxílio do zelador do condomínio, que fica responsável pelas tarefas diárias da manutenção, ou aos próprios condôminos.

Assim, já fica em mente qual é a prioridade a se resolver assim que assumir o novo cargo.

Estabeleça uma comunicação clara com os moradores 

Um síndico novo precisa criar e manter uma comunicação clara com seus moradores. Afinal, são eles que trarão questões que você pode não ver, mas que existem, como a presença de moradores problemáticos.

Contudo, sabemos que a rotina do profissional envolve uma enxurrada de mensagens diariamente, e que pode ser difícil responder todos de uma vez. 

Por isso, defina desde o 1º dia como novo síndico, pontos como:

• Canais de contato: 

Quais serão os meios oficiais que o condômino pode entrar em contato com o síndico para responder dúvidas, ouvir reclamações e orientar. 

Os mais comuns são: WhatsApp, e-mail e, por último, número de telefone. 

• Horário e prazo de resposta:

O síndico também tem o seu horário de descanso, por isso comunique o horário viável para encaminhar as mensagens a você. 

E, apesar de não haver um prazo estipulado para responder os condôminos, é recomendável que o retorno seja entre 1 a 3 dias. 

A exceção, é claro, fica para os casos urgentes, como quebra de bomba d’água ou falta de energia, por exemplo.

• Regras de grupo 

Os grupos em WhatsApp já são comuns e são boas ferramentas, desde que usados com respeito. 

Por isso, se decidir fazer parte de um junto aos condôminos, proponha regras, como o que pode e não pode ser dito e compartilhado.

Uma funcionalidade interessante no aplicativo são os “Avisos”, um meio em que apenas administradores da comunidade (síndicos, subsíndicos e conselheiros) podem publicar uma informação. 

Já os moradores conseguem apenas responder o comunicado já publicado, e qualquer dúvida deve ser tratada de maneira privada.

Entenda mais como funciona: WhatsApp | Sobre os avisos de comunidade

Conheça a sua equipe e parceiros 

Além dos condôminos, é ideal também se apresentar aos novos funcionários e representantes das empresas relacionadas ao empreendimento. 

Então, da mesma forma que fez com os moradores, comunique seus canais de contato, horários e prazo de resposta. Mas atente-se se for algo em emergência! 

Além disso, converse com todos para alinhar expectativas e apresentar sua proposta para o condomínio que, de certa forma, irá contar com o suporte deles também.

Defina metas e prioridades

O novo síndico deve primeiro analisar a situação atual do condomínio, avaliando documentos e pendências. 

A partir disso, crie metas de curto, médio e longo prazo, priorizando ações de maior impacto e urgência, como: segurança, finanças e infraestrutura. 

Entretanto, o síndico novo deve comunicar suas ações aos condôminos, pois muitas das propostas exigem a aprovação deles.

E uma forma de engajar os moradores e fazer com que eles confiem em você criando um planejamento financeiro eficiente. 

Por meio dele será possível delimitar, com dados reais do condomínio, quais implementações, correções e melhorias são possíveis, de acordo com a realidade atual do condomínio.

Entenda mais desse tópico a seguir: 

Crie ou revise o planejamento financeiro

Para um síndico novo ter um planejamento financeiro é essencial para uma gestão eficaz e tranquila. 

A administração de um condomínio envolve custos variados, que devem ser bem controlados para evitar imprevistos e manter a saúde financeira do condomínio. 

Um planejamento estruturado permite que o síndico comunique-se melhor com os moradores, justifique adequadamente os custos e priorize investimentos que tragam mais qualidade de vida e segurança.

Afinal, é o que todos querem certo? 

Nesse sentido, a previsão orçamentária, que é obrigatória, é uma forma prática e inteligente de aplicar o planejamento financeiro na rotina do condomínio. 

Ela funciona como um guia para o síndico, ajudando a garantir que os recursos sejam usados com eficiência e transparente.

Sabe como fazer? Em outro conteúdo te mostramos tudo o que precisa:

Veja ⇾ Aprenda a elaborar uma previsão orçamentária eficiente para seu condomínio.