Síndico, aprenda a lidar com os desafios da gestão condominial

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Um síndico profissional precisa lidar com diversos desafios na gestão condominial, desde brigas entre vizinhos até o caixa no vermelho. 

A partir disso, se o síndico não souber lidar com essas demandas, a cobrança dos moradores vai se intensificar cada vez mais, assim como a insatisfação.

Nesse sentido, os desafios da gestão condominial não podem passar despercebidos na rotina.

É importante conhecer os pontos que causam as principais dores na administração do empreendimento.

Síndico, neste conteúdo você vai encontrar quais são os principais problemas na gestão condominial e, em seguida, aprender a lidar com eles da melhor maneira.

Confira! 

Os principais desafios da gestão condominial 

Convivência entre condôminos

Em um ambiente onde há diversos moradores, é comum que conflitos surjam devido às desavenças sobre o comportamento de cada um. 

Uma pessoa gosta de som alto, a outra detesta.

Uma família ama seus pets, a outra não lida bem com os latidos dos cachorros.

Dessa forma, os principais desafios na gestão condominial, relacionados à convivência entre condôminos, são: 

• Barulhos constantes e inadequados;
• Condôminos antissociais;
• Comportamento dos pets no condomínio e seus tutores;
• Crianças gritando e correndo nas áreas comuns.

São questões rotineiras de uma vizinhança, mas, caso o síndico não saiba lidar, a cobrança dos moradores se intensificará.

Porém como fazer isso, se as demandas estão sobrecarregadas?

Confira no próximo tópico.

Produtividade e otimização de demandas

Milhares de mensagens no grupo de WhatsApp. Problemas de última hora no condomínio. Fornecedores e empresas ligando a todo instante. Documentos e mais documentos para lidar.

Basicamente, a rotina do síndico envolve tudo isso (e muito mais), e quem não consegue se organizar pode ser tornar refém da falta de produtividade.

Portanto, muitas coisas são feitas ao mesmo tempo, mas nenhuma é realizada com o cuidado necessário ou integralmente, o que gera retrabalho, erros e mais e mais demandas.

Organização e administração financeira

A administração financeira é um grande desafio na gestão do empreendimento, pois envolve a responsabilidade de equilibrar receitas e despesas sem comprometer a qualidade dos serviços. 

O principal obstáculo é a inadimplência, que impacta diretamente o caixa do condomínio, dificultando o pagamento de funcionários, contas essenciais e manutenções. 

Além disso, a falta de transparência nas movimentações financeiras pode gerar desconfiança entre os moradores, resultando em cobranças mais intensas e possíveis conflitos. 

Comunicação com os condôminos

Uma boa comunicação é uma das características primordiais que condôminos valorizam em um síndico profissional.

Mas ela também é o grande desafio na gestão condominial. 

A demora ou falta de respostas é uma das principais queixas dos condôminos, principalmente relacionadas às finanças do empreendimento.

Manutenção e melhorias 

A falta de manutenção compromete a segurança, eleva custos com reparos emergenciais e desvaloriza o condomínio. 

Sem melhorias, a gestão fica ultrapassada, dificultando a economia e eficiência. 

Isso gera insatisfação entre os condôminos, e impacta a credibilidade do síndico.

Além disso, a ausência de inovações pode aumentar conflitos e até ações judiciais.

Contratação de empresas terceirizadas

Quando o síndico vai bem, os serviços terceirizados contratados também têm um bom índice de satisfação dos condôminos.

Isso é o que aponta o Report SíndicoNet 2024 em uma NPS (Pesquisa de Satisfação) realizada com moradores de condomínios, com notas que vão de 0 a 10. 

O resultado foi: 

☹️🔴🟠Síndicos com nota de 0 a 6

Quando sua gestão vai mal, a contratação de serviços feitas pelo profissional não satisfaz os moradores, nem os serviços prestados

😃🟢👍 Síndicos com nota 9 ou 10

Síndicos bem avaliados costumam contratar serviços que também recebem boas avaliações.

Ou seja, o bom desempenho do síndico está ligado diretamente com uma boa contratação de empresas dos serviços essenciais do empreendimento.

Como melhorar sua gestão como síndico

Superar todos esses desafios da gestão condominial requer organização, planejamento e comunicação eficiente entre todos.

Por isso, confira algumas dicas para síndicos melhorarem a administração do condomínio!

Seja firme 

Para lidar com as questões de convivência no condomínio, o síndico precisa adotar uma postura firme, sem tomar partido de nenhum lado. 

Sendo assim, é preciso averiguar cada denúncia, aplicar advertências e, consequentemente multas, caso a má postura persistir. 

No entanto, sabemos que cada caso é um caso, por isso temos um conteúdo completo com 6 dicas para melhorar a convivência em condomínio.

Organize sua tarefas de maneira eficiente

Tentar resolver tudo ao mesmo tempo, pode gerar confusão e atrasos. Por isso, organizar as tarefas é a chave para uma gestão eficiente! 

Confira 5 dicas essenciais: 

• 1️⃣ Liste todas as tarefas: coloque no papel ou em uma plataforma digital tudo o que precisa ser feito;

• 2️⃣ Avalie a urgência e importância: tarefas urgentes devem ser resolvidas rapidamente, enquanto as importantes podem exigir mais planejamento;

• 3️⃣ Revise e revise: as prioridades podem mudar, então avalie seu planejamento regularmente para garantir que tudo esteja alinhado com as necessidades do condomínio;

• 4️⃣ Defina um cronograma, realista, para cada atividade, evitando acúmulo ou atrasos desnecessários;

• 5️⃣ Nem tudo precisa ser feito por você. Conte com a equipe do condomínio ou empresas parceiras para agilizar processos. 

Transparência financeira

Um bom planejamento financeiro no condomínio garante equilíbrio nas contas e evita problemas futuros. 

Por isso, o síndico deve ser responsável por manter as contas organizadas, divulgar balancetes e prestar contas regularmente aos condôminos.

A inadimplência precisa ser monitorada de perto, para que não evolua mais do que seu estado atual, com estratégias de cobranças e negociações eficientes.

Leia também: Como fazer a prestação de contas do condomínio?

Comunicação clara e acessível

Defina claramente quais serão os meios oficiais que o condômino pode entrar em contato para responder dúvidas, fazer reclamações e buscar orientações. 

Os mais comuns são: WhatsApp e e-mail.

Além disso, estabeleça um horário adequado para encaminhar as mensagens a você (síndico).

É recomendável que as respostas sejam dadas entre 1 a 3 dias.

A exceção fica para os casos urgentes! 

Os grupos no WhatsApp são boas ferramentas, desde que usados com respeito, por isso, proponha regras antes de criá-lo.

Uso da tecnologia

Sistemas de gestão condominial digitais facilitam o controle financeiro, a emissão de boletos, a comunicação entre moradores e até o agendamento de áreas comuns. 

Por exemplo, já é comum o uso de aplicativos para moradores do condomínio, softwares de gestão condominial e até mesmo IA (Inteligência Artificial) para os síndicos.

E não só isso, melhorias inovadoras como portaria autônoma, armários inteligentes, reconhecimento facial e até minimercados são uma maneira de aplicar para deixar o condomínio mais tecnológico.

Gestão eficiente de contratos e fornecedores

Avaliar regularmente contratos de manutenção, segurança e limpeza ajuda a manter a qualidade dos serviços prestados e otimizar custos. 

O ideal é contratar empresas bem recomendadas e com boas avaliações no mercado para evitar insatisfação dos condôminos com os cuidados do condomínio.

Contratar uma administradora eficiente e apoiadora

Os desafios da gestão condominial com certeza podem ser minimizados com uma administração a 4 mãos: síndico e administradora. 

Essa empresa consegue fornecer todo o suporte necessário na rotina do profissional, desde o gerenciamento de pagamento e cobranças até consultoria para redução de custos.

Isso permite que o síndico tenha mais foco nas questões que exigem sua atenção, enquanto outros aspectos são cuidados por uma administradora experiente e moderna

Quer entender como esse tipo de empresa pode ajudar na sua gestão do condomínio, aprenda as principais funções de uma administradora!